Viele Unternehmer kommen irgendwann an denselben Punkt: Das Geschäft wächst, die Aufgaben werden mehr und alleine ist nicht mehr alles schaffbar. Dann steht die große Frage im Raum: Soll ich jemanden einstellen?

Genau an diesem Punkt reicht ein Blick auf das gewünschte Monatsgehalt nicht aus. Denn zwischen dem Betrag, den ein Mitarbeiter als Bruttogehalt erhält, dem Netto am Konto und den tatsächlichen Gesamtkosten für dein Unternehmen liegt ein wichtiger Unterschied. Wer Personal plant, sollte daher nicht nur fragen: „Was bekommt die Person bezahlt?“, sondern vor allem: Was kostet mich dieses Dienstverhältnis insgesamt?

Geringfügig beschäftigt heißt nicht „ohne Arbeitgeberpflichten“
Eine geringfügige Beschäftigung klingt auf den ersten Blick einfach. Für Arbeitnehmer ist das Entgelt in vielen Fällen sehr überschaubar. Bei einer geringfügigen Beschäftigung ist brutto oft gleich netto. Für Arbeitgeber wirkt diese Variante daher zunächst besonders attraktiv.

Trotzdem ist geringfügige Beschäftigung kein rechtsfreier Raum. Arbeitsrechtlich bestehen zwischen vollversicherungspflichtigen und geringfügigen Beschäftigungen nahezu keine Unterschiede.  Geringfügig Beschäftigte haben daher unter anderem Anspruch auf kollektivvertraglichen Mindestlohn, Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankenstand, Pflegefreistellung und – je nach Kollektivvertrag – auch auf Sonderzahlungen.

Die wichtigste Erkenntnis: Geringfügig bedeutet niedrigeres Ausmaß, aber nicht weniger Sorgfalt.

Für 2026 liegt die monatliche Geringfügigkeitsgrenze  bei 551,10 Euro brutto.  Diese Grenze sollte in der Planung nicht nur einmal geprüft werden. Gerade Mehrarbeit, Sonderzahlungen oder kollektivvertragliche Vorgaben können dazu führen, dass eine Beschäftigung anders zu beurteilen ist als ursprünglich gedacht.

Mit diesen Kosten musst du rechnen

Bei einem regulären Dienstverhältnis ist das Monatsbrutto nur die Ausgangsbasis. Zusätzlich fallen Arbeitgeberanteile und Lohnnebenkosten an. Du kannst rund mit 30 Prozent zusätzlichen Kosten auf das Bruttogehalt rechnen. Dazu kommen in der Jahresplanung auch das 13. und 14. Gehalt.

Wenn du also wissen möchtest, ob sich ein Mitarbeiter wirtschaftlich ausgeht, solltest du nicht nur zwölf Monatsgehälter kalkulieren. Realistischer ist die Betrachtung auf Jahresbasis: Monatsbrutto mal 14 und dann noch plus 30 % Dienstgeberkosten. Erst dadurch entsteht ein Bild, das für Liquidität, Preisgestaltung und Personalentscheidungen brauchbar ist.

Gerade für kleine Unternehmen ist diese Rechnung entscheidend. Ein neuer Mitarbeiter kann Wachstum ermöglichen, Zeit freispielen und Qualität sichern. Gleichzeitig entsteht aber eine laufende Verpflichtung, die jeden Monat finanziert werden muss – auch dann, wenn ein Kunde später zahlt, ein Auftrag verschoben wird oder ein Mitarbeiter im Krankenstand ist.

13. und 14. Gehalt: Bei der Planung nicht vergessen
In Österreich sind Urlaubs- und Weihnachtsgeld für viele Dienstverhältnisse ein fixer Bestandteil der Personalkosten. Für Mitarbeiter sind diese Sonderzahlungen attraktiv, für Arbeitgeber sind sie aber ein Kostenblock, der von Anfang an eingeplant werden muss.

Der häufigste Planungsfehler besteht darin, nur das laufende Monatsgehalt zu betrachten. Wer Personal sauber kalkuliert, denkt in Jahreskosten. Denn dein Unternehmen muss nicht nur das laufende Gehalt bezahlen, sondern auch Sonderzahlungen, Arbeitgeberbeiträge, Abgaben und mögliche Ausfallszeiten.

Honorarnote statt Anstellung? Vorsicht vor Scheinselbstständigkeit
Viele Unternehmer überlegen, ob eine Zusammenarbeit über Honorarnote einfacher wäre als eine Anstellung. In manchen Fällen ist das tatsächlich passend. Aber nur dann, wenn auch wirklich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt.

Ein Werkvertrag liegt nach nur dann vor, wenn sich eine Person gegen Entgelt verpflichtet, ein bestimmtes Werk herzustellen. Werkvertragsnehmer planen selbst, verwenden eigene Betriebsmittel und müssen für Fehler einstehen.  Ein Arbeitsvertrag ist hingegen durch persönliche Abhängigkeit und Weisungsgebundenheit geprägt.

Die Bezeichnung auf dem Papier entscheidet daher nicht allein. Entscheidend ist, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird. Wenn jemand fixe Arbeitszeiten hat, in deine Abläufe eingebunden ist, deine Arbeitsmittel verwendet, laufend Weisungen erhält und nicht wirklich frei über die Leistungserbringung entscheidet, kann aus einer vermeintlichen Honorarnote schnell ein Problem werden.

Gerade bei wiederkehrender Mitarbeit im Unternehmen solltest du daher nicht aus Bequemlichkeit zur Honorarnote greifen. Eine falsche Einordnung kann teuer werden, weil Abgaben, Sozialversicherung und arbeitsrechtliche Ansprüche nachträglich relevant werden können.

Was passiert, wenn ich den Mitarbeiter später nicht mehr brauche?
Auch das Ende eines Dienstverhältnisses gehört zur Planung. Wird ein Betrieb geschlossen oder wird eine Stelle nicht mehr benötigt, müssen Kündigungsfristen, Abmeldungen und Endabrechnungen korrekt berücksichtigt werden. Dazu zählen unter anderem offene Urlaubsansprüche, aliquote Sonderzahlungen und die richtige Meldung an die zuständigen Stellen.

Wer Personal einstellt, übernimmt Verantwortung – nicht nur für die laufende Bezahlung, sondern auch für eine saubere Beendigung. Deshalb ist es sinnvoll, schon vor der ersten Einstellung zu wissen, welche Verpflichtungen entstehen und welche Fristen im konkreten Fall gelten.

Unser Fazit: Personal ist ein Wachstumsschritt – aber bitte mit Zahlenklarheit
Einen Mitarbeiter einzustellen kann ein wichtiger Schritt für dein Unternehmen sein. Du gewinnst Zeit, kannst Aufgaben besser verteilen und Wachstum gezielter gestalten. Gleichzeitig steigt die Verantwortung: finanziell, organisatorisch und arbeitsrechtlich.

Deshalb solltest du vor der ersten Einstellung drei Fragen klären:
- Kann mein Unternehmen die Jahreskosten tragen? Nur die Betrachtung inklusive Sonderzahlungen und Nebenkosten zeigt die echte Belastung.
- Welche Beschäftigungsform passt wirklich? Geringfügig, Teilzeit, Vollzeit, freier Dienstvertrag oder Werkvertrag haben unterschiedliche Folgen.
- Ist die Zusammenarbeit richtig eingeordnet? Eine Honorarnote schützt nicht vor Nachzahlungen, wenn tatsächlich ein Dienstverhältnis vorliegt.

Wenn du planst, deinen ersten Mitarbeiter einzustellen, oder unsicher bist, welche Beschäftigungsform für dein Unternehmen passt, unterstützen wir dich gerne. Wir rechnen mit dir durch, welche Kosten realistisch entstehen, welche Variante sinnvoll ist und worauf du bei Lohnverrechnung, Vertragsform und laufender Planung achten solltest.

So triffst du deine Personalentscheidung nicht aus dem Bauch heraus, sondern mit klaren Zahlen.